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miércoles, 8 de septiembre de 2010

El trabajo en Grupo

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Informes Profesionales - ¿Como trabajar en Grupo?
Hola a todos los lectores de Valor Creativo, hoy vamos a hablar de un tema fundamental en la vida del estudiante universitario y en la vida profesional de una persona que es: "Trabajar en Equipo".


En Valor Creativo hemos dado las herramientas para ser eficientes -individualmente- en la realización de informes pero como hacemos para trabajar en grupo donde hay personas que no tienen los mismos conocimientos que uno, que trabajan de una manera únicamente, que no trabajan simplemente, etc.

Supongamos que hay voluntad de trabajo, que se desea minimizar los tiempos al mínimo y que el informe o trabajo debería ser de excelente calidad. Para ello hay que conocer la manera más efectiva de trabajo, conocer con que herramientas se dispone y como usarlas en nuestro beneficio.

Modo efectivo de Trabajo en Equipo

Hay muchas maneras y teorías sobre como trabajar en equipo, si buscan en Google van a encontrar miles. Por mi experiencia personal en trabajos en grupos, de mínimo 4 personas, siempre se debe reconocer la cara de un líder.

Es bien sabido que en el trabajo o en la facultad el dicho “Muchos caciques y pocos indios” se cumple al pie de la letra. Pero la realidad es que el líder es el que se lleva la peor parte, el tiene que delegar las tareas equitativamente, imponer tiempos y orden, revisar lo que hacen todos y tener una visión general de lo que se esta haciendo.

Hay una frase que dice: “El líder nace o se hace”. En mi opinión el líder es una cualidad que posee ciertas personas que con la ayuda del estudio o las experiencias de vida llegan a perfeccionar esa habilidad.

Consejo: Si alguien en el grupo reúne las condiciones necesarias para ser líder y desea serlo, apoyen a esa persona y escúchenla. Aceptar ser el indio en una tribu desde el comienzo ayudará a simplificar las tareas del grupo.

Composición de un equipo de trabajo:
  1. Líder: encargado de delegar tareas, tener la visión general, y tomar decisiones de las diferentes opciones o posibilidades o ideas que brinden sus integrantes.
  2. Planificador ó cronometrista: Esta persona parece redundante pero es el más importante de todos ya que controla los tiempos de un proyecto y avisa cuan atrasado o adelantados están. Si no estuviese esta persona se perdería tiempo y se estancarían en cosas poco importantes. Por ejemplo: Tienen 20 minutos para realizar una tarea, el cronometrista es el que pone orden avisando que quedan 10 ó 5 minutos. En un proyecto a largo plazo es el que verifica las metas del día a día.
  3. Seguidores: Son los encargados de realizar las tareas designadas por el líder y es esencial que sean responsables al cumplimento de sus tareas ya que el resultado del conjunto se puede ver estropeado por el incumplimiento de unos pocos.
  4. Orador: Generalmente hay que exponer los resultados y no siempre es el líder el mejor orador. Los abogados y/o personas que participan en partidos políticos tienen una capacidad oradora destacable y conviene que ellos sean los encargados de vender el proyecto o informe.
Personalmente prefiero ser seguidor debido a que solo te enfocas en una sola cosa y lo realizas de la mejor manera posible. Con varias propuestas, de la tarea asignada, le presento el informe al líder y trato de que tome la mejor decisión. No siempre es la decisión que uno espera por ello hay que entender algo: El líder es el que tiene la visión general de las cosas y cada decisión que toma afecta a las otras áreas, por esta razón hay que respetar su elección.

Consejo 1: Si nadie se muestra como líder conviene explicarles al grupo, aunque parezca cursi ó ridículo, como trabajan los grupos eficaces y ahí votar a un líder para designar las tareas. Este consejo les va a ahorrar mucho tiempo.

Consejo 2: Seguidores o indios cuando se le asignan una tarea y parece excesiva o no llegan con los tiempos, lo correcto es avisarle lo más rápido posible al líder de la situación ya que el líder cuenta con el futuro cumplimiento del trabajo. Muchas veces pasa que a unos días de finalizar un proyecto se acercan seguidores con la excusa de que era mucho trabajo. Preferible avisar temprano y no tarde, ya que la irresponsabilidad de uno puede perjudicar a todos.

Herramientas de Trabajo en Equipo

Bien en esta sección es donde ustedes van a obtener la mejor información de la nota.

Generalmente los grupos o equipos de trabajo se junta en un mismo lugar de trabajo, es decir cada uno de las personas se moviliza hasta un lugar de encuentro, gasta en tiempo y dinero en ir hasta ese lugar y generalmente nunca empieza a tiempo debido a la tardanza de uno de los integrantes del grupo.

Que pasa cuando uno de los integrantes que no puede ir hasta el lugar de encuentro porque vive muy lejos o en otra ciudad. Lo lógico es escribirle un mail, o comentarle por msn o por teléfono. En cualquiera de los tres casos se pierde tiempo en comunicar lo trabajado.

Secreto de Trabajo en Equipo:
COMUNICACIÓN y el LUGAR DE ENCUENTRO

Internet es el futuro básicamente nació para simplificarnos las tareas. Uno de los programas que cuenta  con 500 millones de usuarios en todo el mundo es el SKYPE.


El Skype es un programa de comunicación vía internet que permite realizar llamadas gratuitas entre computadoras y llamadas a muy bajo costo a teléfonos fijos o celulares. Pero la ventaja de este programa son las siguientes:

  1. Realizar llamada multiconferencias: Imaginen una llamada en la que participan 5 personas en donde dichas personas pueden estar en cualquier parte del mundo, el precio es ninguno y la calidad de llamada es muy buena. 
  2. Posibilidad de Realizar Video llamadas: esto es muy aconsejable cuando los integrantes del grupo tienen todos internet de alta velocidad sino no es imprescindible.
  3. Posibilidad de Chat: Dentro de la ventana de llamada podes escribirle a la otra persona, esto es muy útil cuando falla la llamada.
  4. Posibilidad de enviar archivos: Es muy útil para enviar los informes, fotos, Excel, etc. Es recomendable que no sean muy pesados ya que puede tardar mucho tiempo el envío de los datos.
  5. Opción de Compartir pantalla: Es la opción más importante y menos usada dentro del Skype ya que el otro usuario puede ver lo que estas haciendo en tu computadora en vivo. Por ejemplo: para explicarle a una persona como usar un programa que mejor manera de un video en vivo + la llamada sobre como usarlo.
  6. Es muy fácil de usar y se puede utilizar desde los celulares que poseen internet: Dichos celulares realizan llamadas gratuitas vía Skype. –¿Será el fin de las empresas de Telecomunicaciones?.
  7. No te tenes que mover de tu casa y cada uno trabaja desde su computadora en tiempo real.

Entonces como conclusión el Skype es el medio de COMUNICACIÓN y el LUGAR DE ENCUENTRO para trabajar. Faltaría el medio en donde los integrantes del grupo van a trabajar.

MEDIO DE TRABAJO

¿Como hacemos para trabajar en un mismo informe 5 personas a la vez desde sus casas?
La respuesta es Goolge Docs. Este sitio de internet permite crear, abrir y modificar documentos de Word, Excel, Power, Access y Dibujos.

Es muy útil este medio ya que uno puede modificar un informe vía online.


La mejor plataforma de trabajo de las 5 es el Excel ya que todos los usuarios del documento pueden modificarlo a la vez y los demás pueden ver los cambios en el momento.

Entonces imaginen lo siguiente: están realizando los cálculos para una asignatura o empresa y tienen que chequear los resultados con sus compañeros. Que mejor programa que el Excel de Google Docs para realizar los cambios y mostrar los cambios en el momento a tus compañeros. Además vía Skype se van consultando como modificar y trabajar el archivo.


En el caso de los documentos Word (.doc ó .docx), es un poco más complicado ya que para que los demás vean las modificaciones en el documento se debe presionar la tecla guardar y los demás usuarios deberán presionar actualizar el informe. Esto se debe a que los archivos Word pueden ser un poco pesados y es muy difícil de modificarlo segundo a segundo.
Dentro de poco van a modificar este impedimento los chicos de Google, pero si no lo hacen lo harán los de Windows Office que van a lanzar al mercado las versiones originales de trabajo online de Word, Power Point, Access y Excel.

Entonces como conclusión por ahora Google Docs es el MEDIO DE TRABAJO para la realización de los Informes. 

Requisitos de este modelo de trabajo:
Se requiere tener mucha coordinación de trabajo para trabajar de esta manera y quizás al principio lleve un poco de trabajo pero a largo plazo es un sistema de lo más eficiente y eficaz.

Que todos los integrantes tengan internet de banda ancha y computadoras con minimo 1Gb de memoria Ram y procesadores de velocidad minima 2ghz.

Palabras finales:
Bueno espero que les haya gustado este sistema de trabajo en el cual cada tanto voy a ir modificando y agregando cosas nuevas.
Les dejo un link sobre "Como trabajar mejor":


Cualquier consulta comenten o envíen un mail a:

blanco.leonardo@hotmail.com

Gracias por visitar.
Valor Creativo.

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