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sábado, 19 de diciembre de 2009

Informes Profesionales para principiantes


Hola a todos y bienvenidos. Hoy hablaremos de como hacer un buen formato con 6 pasos y nada más, por ello hay que elegir el procesador de texto a utilizar y como el word 2003 se esta quedando obsoleto (más ahora que esta apunto de salir el Office 2010), he decidido explicar a partir del Word 2007.


Word 2003


Word 2007


Que significa principiante, en este blog significa que quieren empezar a realizar informes vistosos pero si realmente no saben nada de word les recomiendo esta página para nivelarse:
  • Si tenes word 2007 haz click aquí
  • Si tenes word 2003 haz click aquí
Empecemos. Supongamos que tenemos un informe hecho como el siguiente:


El informe esta muy bueno de contenido, claro esta hecho por futuros ingenieros (pero puede haber horrores gramaticos) pero como pueden ver a este documento le falta lo siguiente:

  1. Una portada mejor.
  2. Indice.
  3. Encabezado y pie de página (numerar las páginas).
  4. Una buena configuración de Formatos de página (primera linea, interlineado, margenes, etc).
  5. Cada palabra u oración debe tener estilos por ejemplo los títulos y los textos, que son simples y d mucha ayuda.
  6. Seleccionar una tipografía como Arial o calibri pero no Times New Roman, es vieja y se utiliza para planos e informes técnicos.
Ya sabemos lo que hay que hacer, entonces vamos a darle una portada de la siguiente manera.
En Word 2007 hacemos click en la solapa Insertar y después en la opción Portadas.


Se elige la portada y el primer paso esta hecho.

Ahora hay que realizar el encabezado y para ellos en Word 2007 hacemos click en la solapa Insertar y después en la opción Encabezado.


A la hora de elegir el encabezado hay que tener sumo cuidado con la elección, lo que quiero decir es que se debe tener concordancia con el estilo de portado. Por ejemplo en el trabajo se eligio puzzle al igual que el encabezado.
También hay que decidir si se utilizarán páginas impar y par, pero los informes son de una carilla sola (la derecha) por ello se selecciona la impar. Más adelante veremos como aprovechar bien esta función.

Ahora el pie de página y para ellos en Word 2007 hacemos click en la solapaInsertar y después en la opción Pie de página.


Al igual que el encabezado se debe elegir un estilo acorde a lo anterior (ejemplo puzzle).

Una decisión muy importante es el tamaño de los margenes. Por una cuestión personal me gusta reducirlos al mínimo, ya que entra más información y se desperdicia menos hojas. En algunas editoriales o en concursos piden margenes ridículos, se sabe que por una cuestión de profesionalismo pero a veces un párrafo de 10 renglones llega a ocupar toda una página, y si vamos a cuidar el medio ambiente entonces ahorremos en lo que podamos.

Para elegir el margen se selecciona en Word 2007 la solapa de Diseño de página y en ella margenes.

Como había dicho no me gusta desperdiciar hojas por ello elegí estrecho que es un margen de 1,27 cm de distancia. Lo normal es 2,5 cm de arriba y abajo, y 3 cm de izquierda y derecha.

Vayan viendo en las fotos los cambios del documento a partir de cada elección, por que ahora vamos a definir el formato de texto.

En Word 2007 la solapa de Diseño de página y en ella aparece una sección Parrafo con espaciado y sangría. Hagamos click en la flecha abajo de parrafo.

Entonces aparece el cuadro de Párrafo:


Les voy a explicar para que sirve cada cosa:
1. interlineado: es la distancia entre renglones
2. Espaciado: cuando se presiona ENTER en una oración el espaciado anterior es la distancia entre la próxima oración la oración anterior. El espaciado posterior es la distancia entre la oración anterior y la próxima oración. Parece lo mismo pero no lo es en un documento donde hay varios estilos con diferentes formatos en donde el espaciado mas grande prevalece sobre el otro.
3. Especial: es para dejar un espacio automático en la primera linea del parrrafo. (0.9 cm por ejemplo)
4. Sangría el espacio con respecto al margen elegido.
5. Alineación: Izquierda, derecha, centrado o justificado es como se va a visulizael texto.

Para el informe eligire:
1. Interlineado: Multiple 1,15
2. Espaciado: arriba 12 abajo 10
3. Especial: Primera linea 0.9 cm
4. Sangria: 0
5. Alineación: Justificada

Por lo que el informe queda de la siguiente manera:


Lo único que falta es el indice, y para ello deberá esperar al siguiente post de Informes Profesionales para nivel intermedio.

A continuación les dejo el resultado para que lo vean:



Si ustedes piensan que lo anterior fue el formato final están equivocados, este es el final:


Bueno eso fue todo por hoy, espero que les haya gustado y no dejen de comentar o escribirme.

Exitos.

4 comentarios :

  1. hola y como le pones los margenes redondeados?? saludos

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    Respuestas
    1. Hola, te comento que la manera más rápida es de insertar un objeto con sus puntas redondeadas dentro del encabezado o pie de página.
      Gracias por comentar!

      Eliminar
  2. siempre que quiero poner la enumeracion a las paginas tengo un problema que se enumeran las primeras dos la portada y la hoja del indice 1. 2 pero luego en la tercera vuelve a empesar y asi 1 la siguiente hoja no sale la numeracion y en la quinta hoja sale 2 luego 3 4 5 6 7 8 ... entonces que estoy haciendo mal me puedes ayudar?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Ubaldo, cuando se reinicia la numeración en las hojas es probable que se haya seteado una nueva sección en el documento. La manera de solucionarlo es ir a la pestaña Design y en Navigation aparece la Link to Previous y te normailiza la numeración.
      Muchas gracias por comentar!

      Eliminar

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